Como organizar os documentos e enviar para a contabilidade

O departamento contábil é responsável por analisar o registro e a consistência das informações da empresa, sempre fundamentada em fatos que devem ser comprovados por meio de documentos como notas fiscais, extratos bancários, contratos, etc...

Não é preciso enviar nada fisicamente ao seu ContadorX, salvo se houver indícios de fraude identificados por nossa auditoria interna.

Basta a você usar o aplicativo ContadorX, tirar a foto do documento na hora em que pagar a despesa, por exemplo e o documento é compartilhado com o seu ContadorX. O aplicativo está disponível na Apple Store da Apple ou Google Play.

Assim, você envia facilmente o documento e sua empresa e de quebra ganha um controle de caixa atualizado na hora. Boa prática não, excelente! E quando precisar encontrar uma nota fiscal, por exemplo, é só buscar no aplicativo e imprimir a cópia ou enviar por e-mail.

Ainda assim, toda empresa precisa guardar os documentos financeiros e de notas fiscais por 6 anos, período em que está sujeita a sofrer uma fiscalização. Já os comprovantes que tem relação com aposentadoria (INSS, folha de pagamento, pró-labore), eles devem ser guardados por até 30 anos por garantia da sua aposentadoria e de seus empregados.

 

AJUDINHA DO CONTADORX PARA VOCÊ ORGANIZAR SEU ARQUIVO

A forma de organização do arquivo da empresa é de sua livre escolha. Mas o ContadorX, oferece uma ajudinha.

Considerando que ela tem poucos documentos mensais, sugerimos que você utilize um envelope plástico do tipo A4 para cada mês. Nós oferecemos uma capa para cada um dos dois tipos de documentos que você vai organizar. Elas contêm a identificação da sua empresa, dos documentos, bem como a data de descarte.

 

ABRA UMA CONTA CORRENTE PJ

Você deve abrir uma conta corrente Pessoa Jurídica. Ah, mas eu não quero!

Você tem o direito de misturar as coisas e usar uma única conta para movimentar pagamentos da PF e da PJ. Você pode, mas não deve. Se o fizer, utilize a “caixa” da empresa para administrar tudo. Ficará muito mais difícil controlar as finanças e provavelmente você acabará sendo autuado por um fiscal caso ele suspeite que a entrada de dinheiro na sua conta era na verdade uma receita que você não registrou na empresa. Ou seja, vai pagar multa, impostos e sair muito mais caro.

Recomendamos fortemente que você siga nossa sugestão e abra uma conta corrente só para a empresa e depois simplifique a vida com o recurso importar extrato no nosso aplicativo. 

Cabe a você dizer de onde veio o dinheiro que entrou na sua conta e manter atualizada as suas finanças. Não existe milagre, mas, a tecnologia facilita as coisas.

Todas as instruções de uso estão no próprio aplicativo, no link ajuda.

 

Veja também: Como funciona o departamento contábil

Esse artigo foi útil?
Usuários que acharam isso útil: 0 de 0